Zahlungsnachweis und Vorsteuer
Fünf Fälle, die vor UStVA und Jahresabschluss oft liegen bleiben.
Diese Karten trennen Rechnung, Zahlung, Vorsteuer und Ablage. So wird aus einem losen Beleg ein prüfbarer nächster Arbeitsschritt.
01UStVA abgegeben, Kontoauszug fehlt
Fall: Die Voranmeldung ist übertragen, aber in der Mappe liegt nur ein Screenshot der Zahllast.
Risiko: Später ist nicht mehr klar, ob gemeldet, gezahlt oder nur gerechnet wurde.
Ablage: Lege Kontoauszug, SEPA-Lastschrift oder Überweisungsbeleg neben die Monatsnotiz und markiere den Zahlungsstatus erst danach als geschlossen.
02Vorsteuerbeleg offen vor der Abgabe
Fall: Eine Eingangsrechnung ist angekündigt, der Vorsteuerbetrag steht aber noch nicht prüfbar fest.
Risiko: Eine stille Schätzung macht die Zahllast schwer nachvollziehbar und kann den späteren Abgleich verwischen.
Ablage: Rechne die UStVA ohne den offenen Betrag und schreibe den Beleg als Rückfrage in die Vorsteuer-Prüfspur.
03E-Rechnung kommt als Datei und als PDF
Fall: Für denselben Vorgang liegen eine strukturierte E-Rechnung und ein PDF-Anhang im Postfach.
Risiko: Format, Rechnungspflichtangaben, Vorsteuerprüfung und Ablageweg werden durcheinander abgelegt.
Ablage: Trenne Empfangskanal, Originaldatei, Lesekopie, Vorsteuerentscheidung und Zahlung in der Monatsnotiz.
04Kleinunternehmer mit Eingangsrechnung
Fall: Eine Kleinunternehmerin sammelt Software- und Telefonrechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer.
Risiko: Die Steuerzeile wird versehentlich wie abziehbare Vorsteuer behandelt, obwohl der Status gesondert geprüft werden muss.
Ablage: Lege den Beleg trotzdem ab, führe ihn aber als Betriebsausgabe und nicht automatisch als Vorsteuerabzug.
05Bewirtung mit Kartenbeleg
Fall: Der Kartenbeleg ist vorhanden, aber Anlass, Teilnehmende und Rechnung fehlen oder sind unvollständig.
Risiko: Zahlung und steuerlich belastbarer Bewirtungsbeleg werden verwechselt.
Ablage: Ergänze Anlass, Teilnehmende, Ort und Rechnung; danach Aufwand, nicht abziehbaren Anteil und Vorsteuerhinweis getrennt prüfen.